На смену бумажным давно пришли электронные архивы т.к. они имеют целый ряд существенных преимуществ:
- Удобство – документы возможно изучать удаленно. Кроме того, их можно в любой момент распечатать или переслать.
- Простота поиска в системе (и, соответственно, документооборота) – в электронных архивах поиск необходимой информации происходит гораздо быстрее, чем вручную, когда приходится искать интересующие сведения в каждом документе.
- Сохранность данных – пользуясь электронными архивами, можно быть уверенным, что сведения не будут утрачены.
В РФ с 2003 года функционирует международный Комитет по стандартизации и сертификации в области управления ЭА, хранилищами данных, а также документации. Основная цель функционирования данной организации — объединение профессионалов, которые работают в данной области.
Функции электронного архива
Электронные архивы выполняют следующие функции:
- создание каталога документации с определенной иерархией;
- распределение информации по типу документов;
- хранение документов в электронном виде;
- обеспечение пользователям доступа к документации;
- просмотр и работа с электронными копиями;
- поиск документации как по каталогу, так и по заданным параметрам;
- резервное копирование документа;
- печать документов;
- администрирование системы (регистрация новых пользователей, контроль за работой, наделение правами доступа и т.д.).
Имеет ли ЭД юридическую силу?
Вопросы юридической силы ЭД и использования электронной цифровой подписи (ЭЦП – цифровая подпись) взаимосвязаны: наличие ЭЦП — необходимое условие для ЭД. Т.к. в законе сказано, что сила документа, который хранится, обрабатывается и передается при помощи автоматизированных информационных систем связи, может подтверждаться при помощи такой подписи. Но дело в том, что что среди определённых законом терминов отсутствует ЭА.
Требуется ли обязательная сертификация электронных архивов?
Создавая электронный архив, разработчики должны руководствоваться и юридической стороной вопроса, а не только технической. Практически во всех странах работа электронного документа основывается на 3 законах: об электронной цифровой подписи, об электронном документе, об электронной коммерции. В России в настоящее время принят только первый. Кроме того, требуется учесть следующие документы:
- Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»;
- ФЗ «О электронной цифровой подписи»;
- ГОСТ Р 51141-98;
- «Основные Правила работы архивов организаций».
Если вам потребовалось получить сертификат на электронные архивы, предлагаем воспользоваться услугами нашего центра сертификации, имеющего все необходимые документы для осуществления данной деятельности. При работе мы используем самые современные технологии, а выданные нами документы имеют юридическую силу. По результатам пройденных проверок заявителям выдаются сертификаты (при условии, что все показатели отвечают требованиям).